سال جدید، نگرش جدید با میزیتو؛ ۱۶ نگرش حرفه‌ای به مدیریت پروژه

مدیران برجسته دنیای فناوری، بهتر از هر کس دیگری بر ارزش فناوری در مدیریت پروژه واقف هستند، به‌علاوه بهتر از هر کسی می‌دانند که مدیریت خوب پروژه از دراختیار داشتن نرم‌افزار مناسب اهمیت بیشتری دارد. مدیران پروژه باید با برنامه‌ریزی قبلی کار کنند؛ برای مثال، باید مطمئن شوند که نیازهای پروژه با همه افراد در میان گذاشته شده و درک شده است و یک سیستم ارتباطی ایجاد کنند تا حوزه فعالیت به‌دقت و به‌ روشنی تعریف شود.

اگر یک مدیر پروژه کارهای زیربنایی را به‌درستی انجام ندهد، بهترین مهارت‌ها و ابزارهای جهان نیز قادر نخواهند بود تا پروژه را به موفقیت برسانند. در ادامه، ۱۶ مدیر برتر شورای فناوری فوربز، بهترین نگرش‌های خود در مدیریت پروژه را به‌ اشتراک می‌گذارند. می‌توانید هنگام برنامه‌ریزی پروژه بعدی خود از این نگرش‌ها استفاده کنید.

۱. در تحلیل‌های آماری اصل شفافیت را رعایت کنید

در مسائلی که مهم هستند، شفاف عمل کنید. در عصر روش مدیریت چابک، تحلیل‌ها به ‌اندازه مدیریت پروژه اهمیت دارند. هرچه پروژه فنی‌تر باشد، احتمال اشتباه بودن طرح اولیه بیشتر است. اطلاعات، سهام‌داران و متخصصان حوزه را به‌شکلی کنار هم قرار دهید که به کمک یکدیگر قادر به حل مسائل پیچیده باشند.

تونی ولسا، سایبرپروف (CyberProof).

۲. قوانین مربوط به تعهدات و اختیارات را مشخص کنید

تبيین یک هدف مناسب با مراحل مشخص، امری لازم و ضروری است؛ بنابراین، این وظیفه مدیر پروژه است که قوانین مربوط به تعهدات و اختیارات را به‌درستی مشخص کند. قطعاً یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب مي‌تواند برای رسیدن به اهداف پروژه کمک کننده باشد اما مدیران پرو‌ژ‌ه هستند که با مشخص کردن اختیارات، مسئولیت‌ها و تعهدات رسیدن پروژه به موفقیت را تضمین می‌کنند.

جین پائو، یونی‌سیس (Unisys).

۳. انتظارات، جداول زمانی و موانع بالقوه پیش‌رو را با اعضای گروه در میان بگذارید

بیش از حد معمول آمادگی داشته باشید. بیش از حد معمول تعامل برقرار کنید. خود را تطبیق دهید. به غریزه پیشگیرانه خود نسبت به عوامل خارجی آگاه باشید چراکه این موارد، تأثیر مستقیمی بر پروژه می‌گذارند. به‌عبارتی، با عمومی کردن انتظارات، جداول زمانی و موانع بالقوه در درون تیم پیش از آغاز پروژه، تیم پروژه را برای رسیدن به موفقیت تجهیز کنید. هرچه نقشه راه پروژه شفاف‌تر باشد، تمایل و انگیزه افراد برای حمایت از آن بیشتر خواهد بود.

مارتین گیس، ام‌نیفای (EMnify).

۴. به منظور حفظ چابکی پروژه، معماری میکروسرویس را تبیین کنید

مدیریت موفق پروژه، تلفیقی از دو عنصر است: روش چابک (Agile) و میکروسرویس (ریزخدمات). روش چابک، انعطاف‌پذیری را برای تیم پروژه به‌ارمغان می‌آورد و امکان واکنش آسان به تقاضاهای تغییر را به تیم پروژه می‌دهد. معماری میکروسرویس، این تغییرات را تدریجی‌ و آسان می‌سازد. به بیان ساده‌تر، بدون توجه به پیچیدگی پروژه، تثبیت ظرفیت مقیاس‌پذیری در مرکز هر پروژه‌ای لازم و ضروری است، خواه پروژه یک اپلیکیشن تلفن همراه باشد یا یک پلتفورم عظیم وب.

اسلاوا پودمورنی، شرکت ویزارتک (Visartech Inc).

۵. از مسئولیت‌پذیری همکاران هم‌رده به‌عنوان اهرم فشار استفاده کنید

محیط‌های بسیار کمی وجود دارند که در آن‌ها مهندسان می‌توانند با احترام و اطمینان با یکدیگر در تماس باشند، یا به بررسی یک کد اشتباه بپردازند. اما مهندسان و کارکنان پرقدرت که استانداردهای بالایی دارند قادرند تا سرعت پیشرفت پروژه را علاوه بر خود، برای همکاران هم‌رده خود نیز تنظیم کنند.

مگان بومن، استاپ‌واچ (STOPWATCH).

۶. یک کانال ارتباطی مشترک برقرار کنید

تمامی ارتباطات پروژه را در یک کانال گفتگوی مشترک در نرم افزار مدیریت پروژه قرار دهید، به طوری‌ که همه افراد دخیل در پروژه مربوطه بتوانند به‌ سادگی با دیگران همکاری کنند و در پیشرفت پروژه سهیم باشند. تیم خود را به حفظ ارتباطات وابسته به پروژه و عدم ارسال پیام‌های مستقیم یا خصوصی تشویق کنید و به آن‌ها بگویید به جای اینگونه پیام‌ها از کانال مشترک استفاده نمایند.

نیکولاس کرون، وب‌سایت Nextup.ai.

۷. مسئولیت‌ و ریسک‌ها را با استفاده از ابزارهای ردیابی و جلسات ایستاده روزانه مدیریت کنید

کلید مدیریت موفق پروژه، تبیین مسئولیت، مالکیت و ارزیابی ریسک‌ها است. با درخواست از مهندسان و مدیران محصول جهت ارائه توضیحی از کار خود، می‌توانید مسئولیت‌ها را به‌درستی رصد کنید و سازوکاری برای ردیابی وظایف معمول دربرابر وظایف حق الزحمه‌ای دراختیار داشته باشید. با انجام جلسات ایستاده روزانه، به‌مدت 10 دقیقه، سازوکاری برای شناسایی و پرداختن به ریسک دراختیار خواهید داشت.

دیو ماریانی، ات‌اسکیل (AtScale).

۸. به‌طور منظم، پیشرفت پروژه را با نیازهای آن، مقایسه کنید

بررسی‌های ردیابی را به‌طور مکرر انجام دهید. آیا کار همسو با نیازها پیش می‌رود؟ به‌علاوه، بررسی‌های «معمول» را نیز انجام دهید: حتی اگر کار با نیازها همسو باشد، این نکته را بررسی کنید که آیا سیستم عملکرد معنی‌داری دارد یا خیر؟ استفاده از آن آسان است یا خیر؟ نوآورانه است یا خیر و اینکه آیا خیلی پیچیده به‌نظر می‌رسد؟

اندی لین، پرووک سلوشنز (Provoke Solutions).

۹. اطمینان حاصل کنید که یک مدیر زبده، و متمرکز بر پروژه دارید

علاوه بر مهارت‌های مدیریت پروژه، داشتن مدارک آموزشی و مدیریت پروژه برای مدیر الزامی است. همچنین، توانایی کنترل هوشمندانه پروژه و عدم مشارکت منفعلانه در تیم پروژه نیز لازم و ضروری است. مدیران پروژه باید قادر باشند مسئولیت کار خود و سایرین را به‌عهده گیرند، حتی در شرایطی که مدیران مافوق آن‌ها همه کارهای خود را سر وقت انجام دهند.

کوین بیسلی، وی‌اِی‌آی (VAI).

۱۰. بر مشتری تمرکز کنید

پیشروان فناوری تمایل دارند کار را با استفاده از راه‌حلی که در ذهن خود دارند آغاز کنند و اغلب به‌شدت روی موارد قابل تحویل تمرکز می‌کنند. طبیعت انسان باعث می‌شود که بخواهیم به سمت راه‌حل برویم تا اینکه بفهمیم پروژه چگونه ارزش ارائه می‌دهد و با دنیای واقعی سازگار می‌شود. رهبران فناوری باید ابتدا روی نتیجه برای مشتری متمرکز شوند و سپس روی تحویل تمرکز کنند.

استیو کوکران، کانکت‌وایز (ConnectWise).

۱۱. در کارهای شراکتی یک مدیر پروژه ارشد تعیین کنید

پیشروان فناوری باید اجرای مدیریت پروژه در هر دو سمت فروشنده و خریدار را تضمین کنند، البته کفه ترازو بیشتر به سمت مشتری باشد. با مدیران پروژه‌ای که بر خلاف آنچه به‌نظر می‌رسد تمایلات قلبی خاص خود را دارند صحبت کنید به گونه‌ای که متوجه شوند که باید توجه خاصی به کسب‌و‌کار و حرفه مشتری داشته باشند. هنگام اجرای پروژه‌های متعدد با وابستگی‌های مشترک، مدیر اصلی پروژه را به‌طور صریح تعیین کنید. اگر پروژه را براساس «درخواست برای پیشنهاد» (RFP) ایجاد می‌کنید، مطمئن شوید که نیازها و ظرفیت‌ها همسو با یکدیگر باشند.

کن فلمینگ، لاجیستیکس (Logistyx).

۱۲. از به حاشیه راندن مصرف‌کنندگان نهایی پرهیز کنید

در حوزه فناوری مراقبت سلامت، توجه به پزشکان در تمامی جنبه‌های جدید طراحی محصول و اجرا لازم و ضروری است. کنار گذاشتن پزشکان و کاربران و در نظر گرفتن آن‌ها صرفاً به‌عنوان متخصص، منجر به افزایش هزینه‌ها خواهد شد. تجربه پزشکان و بیماران نیروی پیش‌رونده در راه‌حل‌های فناوری سلامت است و تلفیق آن‌ها جهت دستیابی به برنامه کلی پروژه، امری دور از منطق نیست.

تریشا سوئیفت، (Strategy and part of the PwC Network).

۱۳. مشکلات و تغییرات را به‌سرعت با سهام‌داران در میان بگذارید

خطرها و چالش‌ها، بخشی از هر پروژه هستند. برای تکرار کردن و تطبیق سریع باید با سهام‌داران در ارتباط باشید. علاوه بر افزایش شفافیت، سیستم سریع و شفاف ارتباطی به همه افراد کمک می‌کند تا بازخوردهای خودشان را در میان بگذارند و میزان همکاری و نقش‌آفرینی خود را افزایش دهند.

سورش چینتادا، سابکس (Subex).

۱۴. از پرسیدن سؤالات مستقیم نترسید

همکاری کارآمد میان سهام‌داران، یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت است. جدول زمانی پروژه همراه با جزئیات مربوط به هر محصول قابل‌ تحویل، عوامل موفقیت را به حداکثر و ریسک را به حداقل می‌رساند، امکان کنترل بهتر خروجی‌های مطلوب و باکیفیت را فراهم می‌آورد. تبیین جریان کاری موجود و خروجی‌های ایدئال در مراحل اولیه کار به بهبود دیدگاه مدیران فناوری اطلاعات کمک می‌کند و آن‌ها را در جهت آغاز تغییرات مورد نیاز برای اجرای به‌موقع هدایت می‌کند.

ویکاس خورانا، ان‌توتیو دیجیتا (Ntootive Digital).

۱۵. بخشی از وقتتان را صرف مدیریت ریسک کنید

مدیریت و کاهش ریسک به‌خودی خود می‌تواند پروژه شما را به موفقیت برساند یا باعث شکست آن شود. زمانی را صرف برنامه‌ریزی برای ریسک و از همه مهم‌تر، تصمیم‌گیری در مورد روش مدیریت ریسک‌های مربوطه کنید. مسائل و مشکلات وجود دارند و یک برنامه مدون می‌تواند به صرفه‌جویی در وقت و هزینه کمک کند. پروژه شما ممکن است با صدها مشکل مواجه شود اما اگر برنامه مناسبی برای مدیریت ریسک داشته باشید می‌توانید از آن مشکلات عبور کنید. این انتظار که هیچ ریسکی پروژه شما را تهدید نمی‌کند، برابر با نابودی پروژه شما است.

گرگ یانگ، کمیسیون قانون متحدالشکل (Uniform Law Commission).

۱۶. مراقب تغییرات کنترل‌نشده باشید

بهترین ترفند من برای مدیریت پروژه، خودداری از تغییرات کنترل‌نشده است. این تغییرات کنترل‌نشده زمانی رخ می‌دهند که تغییرات بیش از حد مجاز کاری که در برنامه مشخص شده است، رخ دهند. تغییرات کنترل‌نشده با افزایش فشار کاری، افزایش خطر کمبود بودجه و منحرف کردن پروژه از برنامه زمانی طراحی‌شده، تاثیراتی منفی بر پروژه می‌گذارد. برای اجتناب از بروز این‌گونه خطرها بهتر است یک طرح پروژه‌ای تدوین کنید که محدوده تغییرات واضح، خروجی‌های قابل‌تحویل و جداول زمانی داشته باشد. به آن طرح پایبند باشید و آمادگی داشته باشید تا در هنگام مواجه شدن با تغییرات کنترل‌نشده تأثیرات منفی بالقوه را به دیگر افراد تیم توضیح دهید.

ژنگ فن، مدرسه تجارت هربرت (University of Miami Herbert Business School)

اهمیت نرم افزار مدیریت پروژه مناسب

با مطالعه این مقاله مفید قطعاً به این نتیجه رسیده‌اید که مدیریت حرفه‌ای یک پروژه بدون استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه تقریباً غیر ممکن است. میزیتو بعنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین امکان ثبت‌نام و استفاده رایگان را برای تمامی مدیران فراهم کرده است تا در رسیدن به اهداف خود از یک نرم‌‌افزار مدیریت پروژه مناسب بهره بگیرند.

برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس mizito.ir سر بزنید.