معیارهای ارزیابی عملکرد فرایند کسب‌وکار با شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد

معیارهای فرایند یا شاخص‌های فرایند، سنجه‌هایی هستند که برای ردیابی عملکرد فرایند کسب‌وکار، استفاده می‌شوند. معیارهای فرایند مانند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هستند که نحوۀ عملکرد یک کار و تحقق اهداف تعریف‌شده را اندازه‌گیری می‌کنند. معیارهای فرایند، اطلاعات مرتبط و قابل‌دسترس در مورد کیفیت فرایند را برای مطالعه و بررسی توسط مدیران و سرپرستان فراهم می‌کنند. این KPI های فرایند معمولاً در یک چرخه، اجرا می‌شوند؛ یعنی جایی که شما عملکرد معیارهای فرایند فعلی را اندازه‌گیری می‌کنید، چرخۀ خود را بهبود می‌بخشید و سپس دوباره آن را اندازه می‌گیرید تا تغییرات را بررسی کنید. این چرخه در صورت لزوم می‌تواند بی‌نهایت در نرم افزار bpms تکرار شود.

معیارهای فرایند (شاخص‌های فرایند) می‌تواند در بخش‌های مختلف کسب‌وکار مانند منابع انسانی، تولید، فناوری اطلاعات، امور مالی و سایر رشته‌ها مفید باشد. این KPIها اغلب به‌صورت نسبت‌ها یا درصدهایی نشان داده می‌شوند که پیشرفت شاخص‌ها را به‌عنوان بخشی از یک کل نشان می‌دهند. سه گروه اصلی از معیارهای فرایند وجود دارد که عبارت‌اند از:

• معیارهای استاتیک یا ثابت فرایند: به ویژگی‌های یک فرایند تعریف‌شده مربوط می‌شود.
• معیارهای پویای فرایند: به عملکرد یک فرایند مربوط می‌شود.
• معیارهای تکامل فرایند: مربوط به ایجاد تغییرات در یک فرایند در طول زمان است.

چرا معیارهای فرایند-شاخص‌های فرایند مهم هستند؟

معیارهای فرایند (شاخص‌های فرایند)، اطلاعات ارزشمندی را در هر مرحله از فرایند کسب‌وکار (bpmn چیست) ارائه می‌دهند. آن‌ها می‌توانند به شما در تصمیم‌گیری دقیق‌تر در مورد نوآوری کمک کنند؛ می‌توانند سرعت تولید شما را افزایش دهند و همچنین به سنجش برتری استانداردهای شرکت شما کمک کنند. ردیابی منظم معیارهای فرایند (KPI فرایند) شاید به شرکت شما کمک کند تا با انتشار نتایج واقعی و کمّی دربارۀ محصولات یا خدماتتان، در قبال ذینفعان شفاف‌تر عمل کنید.

مهم‌ترین معیارها برای سنجش فرایند (شاخص‌های کلیدی عملکردی فرایند)

1. کارایی: کارایی نسبت یک ورودی به یک خروجی است. به بیان ساده‌تر چقدر سریع می‌توانید کاری را با دقت انجام دهید یا بهترین راه برای ساختن چیزی با کمترین منابع است. اندازه‌گیری کارایی می‌تواند به شما بگوید چه مقدار ضایعات در چرخۀ تولید شما وجود دارد. این معیار سنجش فرایند را با استفاده از فرمول محاسبه کنید: کارایی = زمان تولید/ کل زمان فرایند
2. بهره‌وری: بهره‌وری اندازه‌گیری می‌کند که چه مقدار از یک فرایند را می‌توانید در یک بازۀ زمانی مثلاً در چند ساعت به پایان برسانید. معمولاً به‌صورت نسبتی است که نشان می‌دهد چقدر تولید کرده‌اید و چه مقدار منابع برای تولید آن استفاده شده است. بهره‌وری برای مقایسۀ بین دو کارمند، تکنیک یا فرایند مفید است. به‌عنوان‌مثال، اگر یک آجرکار بتواند سه دیوار حائل را در یک ساعت جمع کند، نسبت او ممکن است 3:1 باشد. آجرکار دیگری ممکن است یک دیوار حائل را در یک ساعت جمع کند و نسبت آن را 1:1 کند. در مقایسه، اولین آجرکار بازدۀ بیشتری دارد، زیرا می‌تواند محصولات بیشتری را در زمان کمتری تولید کند.
3. زمان چرخه: زمان چرخه، مدت‌زمانی است که طول می‌کشد تا تمام یک فرایند از ابتدا تا انتها، کامل شود. بسته به فرایند، می‌توانید زمان چرخه را برحسب ساعت، روز یا حتی سال اندازه‌گیری کنید. به‌عنوان‌مثال، زمان چرخۀ تولید و تحویل یک واحد پلیور ممکن است شامل فرایندهای فرعی خرید و دریافت مواد اولیه، تولید و ارسال باشد. همۀ این فرایندهای کوچک‌تر در طول زمان چرخه نقش دارند.
4. زمان چرخش یا انتظار (Turnaround time): مدت‌زمان تکمیل درخواست مشتری از زمان ارائۀ درخواست تا تحویل را اندازه‌گیری می‌کند. شما اغلب زمان چرخش را از دیدگاه مشتری به‌جای تولیدکننده، اندازه می‌گیرید. این کار می‌تواند در چندین فرایند کسب‌وکار، مشابه زمان چرخه، به‌طور مرتب تکرار شود. به‌عنوان‌مثال، مشتری در حال سفارش کتاب از یک کتاب‌فروشی آنلاین ممکن است ایمیلی دریافت کند که زمان تحویل سفارش او پنج روز است. این بدان معنا است که از زمانی که آن‌ها دکمۀ ارسال سفارش خود را فشار می‌دهند، انتظار می‌رود پنج روز طول بکشد تا محصول خود را پیدا کنند، سفارش را تکمیل کنند، آن را ارسال کنند و تحویل دهند.
5. زمان تکت (Takt time): زمان تکت، اندازه‌گیری مدت‌زمانی است که برای اتمام تولید یک واحد قبل از ساخت واحد بعدی طول می‌کشد. به‌عنوان‌مثال، یک شرکت آب‌نبات ممکن است بگوید زمان تکت روی تخته‌های شکلات آن‌ها 15 ثانیه است. این بدان معنا است که آن‌ها می‌توانند هر 15 ثانیه یک‌بار تولید را در یک دستۀ جدید، شروع کنند.
6. توان عملیاتی (Throughput): توان عملیاتی که به‌عنوان نرخ تولید نیز شناخته می‌شود، خروجی در یک زمان معین است. برخلاف بهره‌وری، توان عملیاتی بر کمیت چیزی که تولید می‌کنید، تمرکز نمی‌کند، بلکه بر سرعت تولید آن متمرکز است. فرمول این معیار سنجش فرایند به این صورت است: توان عملیاتی = تعداد واحدهای تولیدشده/ زمان تولید به ازای هر واحد. به‌عنوان‌مثال، یک شرکت لوازم‌التحریر ممکن است بخواهد میزان تولید کارت تبریک خود را تعیین کند. اگر آن‌ها 400 واحد کارت در 200 ساعت تولید کنند، آنگاه توان عملیاتی آن‌ها دو واحد کارت در ساعت خواهد بود.
7. نرخ خطا: نرخ خطا که به‌عنوان نرخ شکست (failure rate) یا نرخ نقص (defect rate) نیز شناخته می‌شود، تعداد خطاهای ایجادشده در کل چرخۀ تولید را اندازه‌گیری می‌کند. این رقم که معمولاً به‌صورت درصد نوشته می‌شود، تعداد واحدها یا محصولاتی را نشان می‌دهد که در آزمون کنترل کیفیت شما شکست‌خورده‌اند. برای محاسبۀ میزان خطا از این فرمول استفاده کنید: نرخ خطا = کل واحدهای تولیدشده تعداد کل خطاها. به‌عنوان‌مثال، اگر یک شرکت تولیدکنندۀ ظروف نقره بخواهد بفهمد که چند بسته از یک ظروف گم شده است، می‌تواند میزان خطا را محاسبه کند. اگر 500 واحد ظروف نقره بسازند و 25 عدد از آن‌ها یک قاشق از سرویسشان کم باشد، ضریب خطا 20 درصد خواهد بود.
8. اثربخشی: اثربخشی مقایسۀ بین نتایج مورد انتظار شما برای یک فرایند و نتایج واقعی شما را اندازه‌گیری می‌کند. اغلب، شما به‌دنبال این هستید که میزان اثربخشی شما 100 درصد باشد، به این معنی که نتایج واقعی شما انتظارات شما را برآورده می‌کند. زمان، هزینه و کیفیت همه جزء عوامل اثربخشی هستند.
9. مقرون‌به‌صرفه بودن یا اثربخشی هزینه: اثربخشی هزینه معیار خاصی از اثربخشی است که میزان هزینه برای دستیابی به منفعت را بررسی می‌کند. مقرون‌به‌صرفه بودن می‌تواند عوامل پولی مانند هزینۀ هر واحد یا هزینۀ هر خدمت را اندازه‌گیری کند. همچنین می‌تواند عوامل غیرمالی مانند پیامدهای سلامتی را اندازه‌گیری کند.
10. ظرفیت: ظرفیت، حداکثر تعداد اقلام یا واحدهایی را که می‌توانید در یک دورۀ زمانی معین تولید کنید، اندازه‌گیری می‌کند. برخلاف بهره‌وری و توان عملیاتی، این معیار بهترین خروجی را نشان می‌دهد که اگر همۀ عوامل به خوبی کار کنند، می‌توانید به آن دست‌یابید.
11. نرخ کیفیت: نرخ کیفیت به شما می‌گوید که چند واحد یا محصول تولید کرده‌اید که با استانداردهای کیفیت شما مطابقت دارد. فرمول نرخ کیفیت: نرخ کیفیت = (تعداد کل واحدهای باکیفیت/ تعداد کل واحدهای تولیدشده) × 100) است. به‌عنوان‌مثال، اگر یک شرکت صابون‌سازی، بطری‌های مایع دستشویی تولید می‌کرد و می‌خواست درصد واحدهایی را که استانداردهای آن‌ها را برآورده می‌کند، ببیند، ممکن است متوجه شود که 750 واحد شستشوی دستی تولید کرده است که 698 عدد از آن‌ها باکیفیت هستند. در این مورد نرخ کیفیت، 93 درصد خواهد بود.
12. سودآوری: سودآوری رابطۀ بین میزان پولی که در فروش به دست می‌آورید و مقدار آن بیشتر از هزینه‌های تولید است را اندازه‌گیری می‌کند. برای یافتن این معیار سنجش فرایند، از این فرمول استفاده کنید: سود = کل فروش – کل هزینه‌ها. به‌عنوان‌مثال، اگر یک شرکت تلفن همراه در سه ماهۀ آخر، 100000 دلار فروش داشته باشد و 25000 دلار برای تولید تمام دسته محصولات در آن بازۀ زمانی هزینه کند، سود آن 75000 دلار خواهد بود.

برای مطالعه مقالات تخصصی بیشتر مانند سیستم سازی به سایت جریان سافت مراجعه بفرمایید.