چرا پروژه‌ها شکست می‌خورند؟ روش صحیح مدیریت پروژه با میزیتو
با وجود تمام تلاش‌ها، بسیاری از سازمان‌ها متوجه می‌شوند که پروژه‌های بزرگ به دلایل مختلفی شکست می‌خورند. دلایلی مانند:
- اهداف نامشخص یا خوش‌بینانه
- داده‌های ناکافی
- محدودیت‌های زمانی پروژه
- عدم مدیریت و برنامه‌ریزی مناسب
- و شاید مهم‌ترین آن‌ها نداشتن ابزار مناسب مدیریت و کنترل پروژه است
جهت مدیریت بهتر پروژه‌ها و مانیتورینگ دقیق وظایف، در نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو به صورت رایگان ثبت‌نام کنید.
وقتی صحبت از پروژه‌ها در مقیاس بزرگ می‌شود، این نکته را باید در نظر گرفت که ۹۸ درصد از پروژه‌ها با هزینه‌های بیش از حد یا تأخیر روبهرو می‌شوند. عموما هزینه‌های پیش‌بینی شده پروژه تا ۵۰ درصد افزایش می‌یابد و زمان‌بندی‌ها نیز اغلب چندین ماه با تأخیر روبهرو می‌شوند.
بنابراین تفاوت بین یک پروژه پرهزینه و طولانی مدت و آن که به موقع و در بودجه پیش‌بینی شده تحویل داده می‌شود چیست؟
در بسیاری از موارد، پاسخ، بهره‌مندی از یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب است.
برای بررسی عمیق‌تر بیایید با تعاریف اولیه شروع کنیم.
پروژه چیست؟
اساس استاندارد PMBOKیک پروژه را تلاشی موقتی که به منظور تولید محصول، ارائه خدمت یا حصول نتیجه‌ای منحصربه‌فرد انجام می‌گیرد، می‌داند.
براساس تعریف استاندارد ICB پروژه یک عملکرد محدود شده توسط زمان و هزینه برای دستیابی به محصولات یا خدمات تحویل شدنی تعریف شده براساس استانداردهای کیفیت و الزامات مربوطه است.
پس به زبان سادهتر پروژه انجام کارهایی در زمان محدود برای رسیدن به یک خروجی خاص است.
حالا سراغ تعریف دوم برویم:
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه در حقیقت ایجاد فرآیندهایی برای رسیدن به اهداف خاص در بازه زمانی محدود است. در این فرایند موارد متعددی مانند تخصیص منابع، ایجاد روش‌های پیگیری و راهکارهای نظارت نقش اساسی دارند. به بیان دیگر مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است.
سادهتر هم می‌توان گفت: مدیریت پروژه تلاش برای به نتیجه رسیدن یک کار هست. مثلا اتمام ساخت یک ساختمان نمونه ساده یک پروژه موفق است.
مدیریت پروژه خود شامل پنج دسته فرایند است که به شرح زیر است:
- شروع
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- کنترل
- تکمیل یا خاتمه
اما برای مدیریت بهتر پروژه نیاز به کنترل‌هایی داریم، پس سراغ تعریف بعدی می‌رویم.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه فرآیندی است برای تشخیص مشکلات احتمالی در روند پروژه، البته در زمان مناسب
کنترل پروژه شامل فرآیندها، ابزارها و مهارت‌هایی می‌شودکه در پروژه‌ها برای تجزیه و تحلیل هزینه و برنامه‌ریزی داده‌ها به منظور تحویل به موقع پروژه با هزینه پیش‌بینی شده استفاده می‌شوند.
اما تفاوت بین کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست؟
کنترل پروژه و مدیریت پروژه یکسان نیستند، در واقع کنترل پروژه تابعی از مدیریت پروژه است.
تفاوت‌های کلیدی بین مدیر پروژه و کنترل کننده پروژه این است که مدیر پروژه کار تیم پروژه را هدایت می‌کند درحالی‌که کنترل کننده پروژه به تیم و مدیر پروژه در مورد مسائلی مانند هزینه و برنامه‌ها مشاوره می‌دهد. بنابراین کنترل کننده پروژه می‌تواند فقط به عنوان مشاور عمل کند.
اما آنچه مدیریت پروژه و کنترل پروژه را ممکن می‌کند استفاده از ابزار مناسب است. ابزاری که به شما اجازه می‌دهد تسلط کافی و کامل روی مراحل پیشرفت پروژه داشته باشید. اما باید با ابزار مدیریت پروژه بیشتر آشنا شویم.
ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟
ابزارهای مدیریت پروژه به کنترل‌کننده پروژه کمک می‌کنند تا براساس داده‌های صحیح، وضعیت پیشرفت را بررسی کرده و پیش‌بینی انحرافات احتمالی را بررسی و به مدیر اطلاع دهند. بهترین ابزارهای کنترل پروژه، نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند که با تعریف پروژه‌ها و چرخه به صورت آنلاین، هم‌زمان گزارش‌ها آنلاین نیز ایجاد می‌کنند.
مروری بر ابزار مدیریت پروژه
هر چند نام این ابزارها، ابزارهای مدیریت پروژه است اما استفاده از آن‌ها فقط مختص مدیران پروژه نیست. این ابزارها را می‌توان متناسب با نیاز تیم‌ها در اندازه‌های مختلف و با اهداف مختلف استفاده کرد.
بیایید برخی از ویژگی‌ها و امکانات ابزار مدیریت پروژه مناسب را بررسی کنیم
- امکان برگزاری جلسات از راه دور
تعدد جلسات فیزیکی روند یک پروژه را کند خواهد کرد. در حال حاضر نیروهای کار ماهر پراکنده هستند و مدیریت آن‌ها می‌تواند بسیار مشکل‌ساز باشد. با ابزار مدیریت پروژه‌ای که قابلیت جلسات آنلاین دارد، مدیریت پروژه از راه دور آسان می‌شود، زیرا این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر تیم‌های خود را رهبری کنند.
- امکان اشتراک‌گذاری فایل
امکان بارگذاری فایل به شما اجازه می‌دهد فایل‌های مورد نیاز همکاران خود را به اشتراک بگذارید و این فایل‌ها به مستندات پروژه و گفتگوهای شما اضافه شود و برای مدت طولانی محفوظ بماند.
- مدیریت ریسک و کاهش خطر انحراف از اهداف پروژه
یک ابزار مدیریت پروژه مناسب با نمودارهای گرافیکی خود به شما خطرات احتمالی انحراف از پروژه را گوشزد می‌کند و فرصت تصمیم‌گیری مناسب برای اصلاح روند پروژه را به مدیر پروژه خواهد داد.
- افزایش بهره‌وری
یکی دیگر از مزایای اصلی ابزار مدیریت پروژه این است که فرایند تصمیم‌گیری شما را بهینه می‌کند و بهره‌وری در کار را بهبود می‌بخشد. از آنجایی که تمام جزئیات مهم را می‌توان در یک مکان پیدا کرد، همیشه می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان تصمیمات آگاهانه بگیرید.
- برنامه‌ریزی بهتر
استفاده از ابزارهایی مانند تقویم و بورد پروژه یا سایر ابزارهای مدیریتی، برنامه‌ریزی پروژه را بسیار آسان کرده است. این ابزار یک رویکرد ساده و سیستماتیک برای برنامه‌ریزی پروژه ارائه می‌دهد که شما را قادر می‌سازد به اهداف پروژه خود دست یابید.
- ارتباط با مشتریان
ابزارهای مدیریت پروژه هر روز بهتر می‌شوند. حالا این نرم‌افزارهای کاربردی دارای ویژگی‌هایی هستند که به مشتریان امکان دسترسی به پیشرفت پروژه را می‌دهند. نرم‌افزار مدیریت پروژه یک قیف (همان قیف فروش) برای ارتباط در مورد وظایف و پروژه‌ها هم به صورت داخلی برای تیم و هم در خارج برای مشتریان شما و سایر ذینفعان ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، می‌توانید مشتری را به صورت مستقیم در جریان تمامی مراحل انجام پروژه قرار دهید تا با آگاهی کامل به همکاری با شما ادامه دهد.
- از شبکه اجتماعی اختصاصی خود استفاده می‌کنید
نرم افزارهای موازی ارتباطی را از شرکت حذف کنید تا ارتباطات داخلی سازمان کاملا حرفه‌ای و در فضایی بدون حاشیه انجام پذیرد. ابزار مدیریت پروژه مناسب ابزاری است که امکان ارتباطات داخلی امن را نیز برای شما فراهم می‌کند. به‌راحتی با همکارانتان گفتگو و چت کنید و فایل‌های خود را به اشتراک بگذارید.
میزیتو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه میزبان بیش از ۲۶۰۰۰ هزار تیم‌کاری است.
برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس mizito.ir سر بزنید.
References:
1- What Are Project Controls & How to Use These 9 to Get Control By Ben Aston
2- Project Controls: Key Elements, Benefits and Challenges
3- What Are Project Management Tools?
